¿Cómo se evalúa la capacitación?

El objetivo de toda acción formativa es el de generar algún impacto positivo o facilitar un cambio en las personas y en las organizaciones. Y para saber sí la capacitación está logrando esta meta es importante medirla y evaluarla de manera eficiente.

*El modelo de medición de la capacitación que te presentamos combina modelos de autores distintos, puedes consultar las referencias al final de este articulo.

Nivel 1: Reacción.

Evalúa la experiencia de aprendizaje

Mide cómo reaccionan los participantes ante la formación que acaban de recibir. No siempre una calificación positiva en este nivel garantiza un proceso formativo exitoso.

¿Cómo medirlo?

A través de evaluaciones de reacción o encuestas de satisfacción, que se aplican a los participantes una vez concluida la acción formativa. Esta información es útil para los encargados de la capacitación, pues les brinda la retroalimentación necesaria para realizar mejoras a la experiencia de aprendizaje.

Nivel 2: Aprendizaje.

Mide cuanto aprendizaje se generó a través del curso.

El aprendizaje se puede definir como la medida en que los participantes cambian sus actitudes, aumentan sus conocimientos o mejoran o desarrollan sus habilidades.

¿Cómo medirlo?

El aprendizaje se puede evaluar a través de exámenes de conocimientos o de pruebas prácticas, es recomendable iniciar los programas de formación con una evaluación diagnostico para conocer la situación inicial de los participantes y conocer el nivel de desarrollo del aprendizaje a través de la acción formativa.

Nivel 3: Conducta o comportamiento

Mide que tan diferente es el accionar de los participantes a través de la acción formativa

Todo curso de capacitación para una organización debería apuntar a generar un impacto a este nivel, pues es la antesala para poder asegurar un impacto en algún indicador del negocio. Para lograr transformación a nivel de comportamientos es importante asegurar el éxito en los niveles anteriores, pues sin el conocimiento y la habilidad requerida no sería posible generar comportamientos nuevos, el reto fundamental es agregar estrategias que apunten al cambio de la actitud, pues es el elemento más importante en los procesos de cambio y aprendizaje, y por desgracia, es un elemento frecuentemente descuidado por la mayoría de los responsables de la capacitación.

¿Cómo se mide?

La recomendación es medirlo 1 o 2 meses después de la acción formativa, y puede realizarse a través de encuestas u observación directa, utilizando listas de cotejo basadas en comportamientos observables alineados a las competencias correspondientes.  (Si quieres ver un ejemplo de cualquier formato o guía de evaluación para cualquier nivel, no dudes en dejarnos un comentario con tu correo para hacértelo llegar) 

Nivel 4: Resultados.

Mide el impacto que la capacitación tuvo en la organización

Este nivel es el más difícil de evaluar, pues no solo evalúa la mejora en los indicadores del negocio,  reducción de costos o en la mejora del desempeño, sino que también contempla beneficios difíciles de cuantificar, como aumento en la motivación, reducción del estrés, mejor clima laboral, mayor compromiso, mejor trabajo en equipo entre otros…

Por este motivo, en algunas ocasiones no sería posible medir con exactitud en términos económicos todos los beneficios de la capacitación, pues estos deben asociarse en primer término con la mejora en la cultura, el clima laboral o el bienestar de los colaboradores, que seguramente generan un impacto positivo a nivel económico.

¿Cómo se mide?

Los resultados de la capacitación se miden observando el movimiento de los indicadores del negocio a través del tiempo a causa de las acciones formativas, para lo cual hay que considerar el tiempo correspondiente de maduración del aprendizaje, dependiendo de la naturaleza de cada proyecto.   Un aumento del 5% en ventas, una reducción del 20% en gastos y un aumento en la productividad del 10% son ejemplos claros de medición de resultados. 

La mejor manera de medir los resultados es considerar los KPI´S de la organización desde el inicio del diseño de la acción formativa, para alinear los objetivos y contenidos a las competencias y comportamientos específicos que puedan mejorar esos indicadores. Así como desarrollar estrategias de aprendizaje innovadoras que incluyan proyectos integradores  que guíen la aplicación hacia la mejora de los indicadores del negocio.

Evolución del modelo tradicional

Estos 4 primeros niveles de medición de la capacitación fueron propuestos por Donald Kirkpatrick en su modelo tradicional, el cual incluye el ROI (Retorno de la inversión) en el nivel 4-resultados, pero en los últimos años ha tomado importancia considerar el ROI como un siguiente nivel, idea propuesta y desarrollada por Jack Phillips.

A su vez Jim y Wendy Kirkpatrik, hijo y nuera de Donald Kirkpatrick propusieron un interesante nivel de medición que no es sumativo a este modelo, sino que sustituye al ROI, buscando unificar los esfuerzos del proveedor de servicios de capacitación con los del cliente, fomentando un compromiso compartido y colaborativo que asegure el logro de las metas inicialmente declaradas y el retorno de las expectativas (ROE) de todos los involucrados.

Nivel 5: ROI o ROE

ROI

Mide que tan rentable fue la inversión realizada en la capacitación

Toda capacitación debe ofrecer un beneficio, y este beneficio debe poder medirse en términos económicos.

¿Cómo se mide?

La manera simple de saber si la inversión fue eficiente es calculando si el valor económico generado  a través de la capacitación es mayor a la inversión realizada por obtener la solución formativa.

La formula propuesta para la medición de este nivel es simple:

ROI= Beneficios / Costo

Si el resultado de dividir los beneficios económicos generados entre el costo de la capacitación es mayor a 1 la capacitación genero ganancia, sí es igual a 1 se logró el punto de equilibrio, y si es menor a 1 la capacitación generó una perdida económica.

Es importante tener presente que esta fórmula rígida de medir la capacitación, mucha veces no representará con objetividad el valor real ofrecido por un programa de capacitación, pues como mencionamos anterior mente hay muchos beneficios adicionales a los económicos que la capacitación ofrece a las organizaciones, que son difíciles de traducir a un indicador económico.

El ROI puede funcionar cuando la capacitación está directamente relacionada con resultados cuantitativos, pero cuando los resultados son cualitativos el ROI se hace complicado de representar con objetividad.

Otra de las desventajas de la medición del ROI es que la visión tradicional (Cliente/proveedor) genera 2 bandos, que muchas veces generan una división de esfuerzos, y la falta de apropiación de resultados que pueden boicotear los objetivos, o justificar la falta de involucramiento por parte de los colaboradores dentro de la organización en los procesos de cambio y aprendizaje.  Por lo cúal, las ventajas de la medición del ROI se han visto cuestionadas, a tal punto que abrió paso a un nuevo paradigma en la medición de la capacitación, la medición del ROE (retorno de las expectativas).

ROE

Mide el valor del entrenamiento en los términos. deseados por los principales interesados.

Es importante creer en el valor de la capacitación antes de poder demostrarlo, y esto únicamente se puede lograr cuando lo esperado por la capacitación, el alcance y los objetivos son diseñados y apropiados por los todos los intervinientes.

Cuando la colaboración y la sociedad entre todas las partes sucede, cada uno entiende su rol fundamental en la implementación, no solo en el momento de la capacitación, sino en la ejecución y maduración del aprendizaje, así como en la búsqueda de la transformación deseada por la empresa a largo plazo.

El ROE busca:

  • Unidad: generar colaboración entre los colaboradores y los responsables de la capacitación.
  • Comprender que el termino de la capacitación es en realidad el inicio del camino hacía los resultados esperados.
  • Buscar la apropiación de los participantes por el logro de resultados a largo plazo.
  • Evitar la falta de responsabilidad por los resultados por alguna de las partes involucradas.
  • Evitar que alguno de los intervinientes busque boicotear los esfuerzos de cambio, ya que todos asumen la responsabilidad compartida por el logro de resultados.
  • Definir a la capacitación como un elemento clave en el éxito de la empresa, pero reconocer la importancia del seguimiento por parte de intervinientes claves de la organización.

¿Cómo se evalúa?

El ROE es medido a través de puntos de control durante el avance sistemático del proceso de cambio, el cual puede incluir todos los niveles anteriores de evaluación de la capacitación, pero también puntos de control enfocados a la ejecución de nuevos comportamientos, al seguimiento de la mejora del desempeño y al movimiento proyectado de los indicadores del negocio.

Evaluar la capacitación es una actividad fundamental en las organizaciones, ya que esto les permite ajustar sus estrategias y presupuestos en búsqueda del mayor valor posible para su empresa.

Esperamos que este artículo haya sido de tu interés, así como haber podido ayudarte a ampliar tu visión sobre el impacto que la capacitación puede generar en las organizaciones.

Nos es importante conocer tu punto de vista, así que no dejes de escribirnos tus comentarios, y si lo deseas compartir esta publicación. 

Fuentes:

Kirkpatrick, D. L., & Kirkpatrick, J. D. (2007). Evaluación de acciones formativas: los cuatro niveles (No. 658.336). Epice;.

Phillips, J. J. (2012). Return on investment in training and performance improvement programs. Routledge.

Kirkpatrick, J., & Kirkpatrick, W. (2010). ROE’s rising star: why return on expectations is getting so much attention. T+ D64(8), 34-39.

1 comentario en «¿Cómo se evalúa la capacitación?»

  1. Hola Rodrigo

    Muy interesante el artículo y me gustaría saber si puedes enviar un ejemplo de una guía de evaluación del nivel 3 Conducta o Comportamiento, como modelo para elaborar el de la empresa donde trabajo.

    Gracias de antemano por su receptividad
    Saludos

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