Las reuniones o juntas son el método más común que los equipos tienen para compartir información, tomar decisiones y organizarse. Deberían ser espacios creativos e interesantes al igual que productivos, pero lo cierto es que muchas veces las juntas acaban siendo aburridas e improductivas, una pérdida total de tiempo.
Los participantes se suelen quejar de que las reuniones son aburridas, y al mismo tiempo los líderes se quejan del poco entusiasmo de los participantes. La realidad es que la responsabilidad es compartida, pero el líder o quien convoca a la reunión debe asumir el reto de que su reunión sea productiva, inspiradora e incluso divertida.
Las reuniones deberían ser espacios de co-creación productivos e inspiradores.
¿Cómo liderar reuniones significativas?
Para crear reuniones que realmente valgan la pena y aumentar así la productividad de los equipos te recomendamos seguir estos consejos:
Mantente verdaderamente presente y pide a los participantes que también lo estén. Si realizas otras tareas mientras estás en la reunión; si tienes prisa o estás preocupado por otra cosa no estarás verdaderamente presente. Sin presencia es imposible que las reuniones sean de calidad, es necesario que todos estén aquí y ahora.
Una ronda de apertura, preguntando a todos como vienen, atrae la atención de los participantes a la reunión. Y recuerda que si el que convoca la reunión no está presente, difícilmente lo estarán los demás
Prepara la reunión con antelación y clarifica el objetivo de la reunión. Una preparación previa te ayudará a estar más presente en la reunión.
Realiza una agenda de la reunión y respétala, ten claro lo que se hablará y calcula el tiempo para cada tema. Además, definir un objetivo claro y comunicárselo a los participantes tanto antes de la reunión, como al principio de la misma es importantísimo para tener una reunión efectiva.
Si los participantes no tienen claro por qué están en la reunión, difícilmente estarán presentes y es poco probable que se cumpla el objetivo. En cambio, una intención clara, evita desvíos en la conversación, se utiliza mejor el uso del tiempo y aumentan las probabilidades de lograr el objetivo.
Convoca a las personas correctas. No es necesario que todas las personas de un equipo asistan a cada reunión. Si en la reunión hay personas a las que realmente no les interesa ni les es útil estar ahí, se distraerán y no estarán presentes, fastidiando así el clima de la reunión.
También, un error clave suele ser no invitar a todos los actores que están involucrados en el proyecto o que les afecta de alguna manera. No incluirles en las reuniones, es desperdiciar su punto de vista además que puede traer conflictos en el futuro.
Definir ciertas reglas. Es importante que las reuniones sean impecables, y no solo las más importantes, sino todas ellas. Por eso, establecer ciertas reglas es importante para que se conviertan en parte de la cultura de las reuniones.
Pueden ser reglas como:
- Prohibido usar celulares.
- Solo habla una persona a la vez.
- No desviarse del tema en cuestión.
- Evitar distracciones.
Se pueden añadir otras reglas que creas necesarias, pero tampoco deberían ser demasiadas para que haya lugar para la libertad y la creatividad.
Empezar y acabar a tiempo. Un problema muy grave en las reuniones de los equipos es la falta de puntualidad. Algunos llegan a tiempo, y tienen que esperar a que vengan los demás, mientras la sensación de perder el tiempo aumenta y la energía y las ganas se esfuman.
También sucede, que las reuniones se hacen infinitas ya que no son eficientes y podemos tardar horas. Por eso, hay que ser firme en la hora del final de la reunión, y asegurarse que todo sucede en ese periodo de tiempo.
Es responsabilidad del convocante o del líder que todas las reuniones empiecen y acaben a tiempo. Puede que al principio las reuniones inicien con muy poca gente, pero cuando vean que no se les espera comenzarán a llegar a tiempo a las reuniones.
Es muy importante empezar y acabar las reuniones a tiempo para asegurar su eficiencia e impecabilidad.
Incluye a todo el mundo. La gente se harta de las reuniones en las que solo hablan algunos individuos. Monopolizan la conversación y eso puede ser muy destructivo para la reunión.
Mantente atento para ver quién esta dominando o controlando la conversación y quien no ha hablado todavía. Entonces, pregunta y cede la palabra a los que no han hablado y democratiza así la conversación.
Poco a poco crearás una costumbre más inclusiva en la organización, mejorando la calidad de las conversaciones, y gracias a la diversidad tomando mejores decisiones y creando mejores ideas.
Focaliza en la acción. El objetivo de las reuniones no solo es hablar y hablar, y estar en una interminable charla que no llega a nada. Focalízate a llegar al objetivo, que suele ser tomar decisiones o generar nuevas propuestas.
Por eso, al final de la reunión, debes hacer un resumen de lo ocurrido y orientar a la acción, definiendo cuales son los próximos pasos, concretando el responsable y los plazos para llevarlo a cabo.
Las reuniones deben ir orientadas a la acción para que no sean interminables charlas sin conclusiones.
Como ves, las reuniones efectivas son posibles, ahora es tu decisión. ¿Vas a permitir tener más reuniones improductivas? Está en tus manos hacer que los participantes a tus reuniones, se vayan más conectados, realizados y valorados.
Referencias:
Briggs, B. (2013). “Excelentes reuniones de trabajo” IIFAC
Axtell, P. (2017) “How to design meeting your team will want to attend” Harvard Business Review
